○新ひだか町個人情報保護事務処理規程
平成18年3月31日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、新ひだか町個人情報保護条例(平成18年条例第14号。以下「条例」という。)及び新ひだか町個人情報保護条例施行規則(平成18年規則第15号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報保護に関する事務処理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 町広報への掲載
(2) 町ホームページへの掲載
(3) 前2号に定めるもののほか、町長が適当と認める方法
2 担当課は、前項の規定により登録簿の提出があったときは、その内容を審査し、必要に応じて修正を加えたうえで、これを保管するものとする。
(個人情報取扱事務の変更等)
第4条 個人情報取扱事務を管理する課(以下「主管課」という。)は、当該事務の内容を変更し、又は抹消するときは、当該変更し、又は抹消しようとする日の14日前までにその旨を担当課に申し出なければならない。
2 担当課は、前項の規定により申出があったときは、その内容を審査し、登録簿の変更又は廃止を行うものとする。
(開示請求に係る事務処理)
第5条 開示請求に係る事務処理は、次により取り扱うものとする。
(1) 担当課は、開示請求者から請求内容を十分に聴取し、主管課と協議のうえ、請求に係る個人情報及び当該情報が記載された公文書の特定を行うこと。
(2) 担当課は、開示請求者が当該個人情報の本人又は法定代理人であることを十分に確認すること。
(3) 担当課は、提出のあった個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を確認し、記載内容に不備があるときは、開示請求者にこれを補正するよう求めること。ただし、当該不備が軽微なものであるときは、担当課職員が開示請求者に代わって補正することができる。
(4) 担当課は、前3号の規定により開示請求が適正を認める場合に限り、開示請求書を受け付けること。
(5) 担当課は、前号の規定により受け付けた開示請求書の余白に受付印を押すとともに、その写しを主管課に送付するものとする。
(本人又は代理人の確認書類)
第6条 規則第4条第1項第4号に規定する町長が認める書類は、次に掲げる書類のいずれかとする。
(1) 厚生年金手帳、船員保険年金手帳、共済組合年金手帳その他公的年金の受給資格者であることを証する書類
(2) 印鑑登録証明書及び印鑑
(3) 外人登録証明書
(4) 恩給証書
(5) 前各号に定めるもののほか、法令の規定により交付された書類で、本人であることを証するもの
2 規則第4条第2項第2号に規定する法定代理人の資格を有する書類は、次に掲げる書類のいずれかとする。
(1) 住民票の写し(個人情報の本人が未成年者である場合に限る。)
(2) 健康保険等の被保険者証(個人情報の本人が未成年者である場合に限る。)
(3) 成年被後見人宣告書
(4) 家庭裁判所の証明書
(5) 前各号に定めるもののほか、法令の規定により交付された書類で、法定代理人であることを証するもの
(開示決定等に係る事務処理)
第7条 開示決定等に係る事務処理は、次により取り扱うものとする。
(1) 主管課は、第5条第4号の規定により送付を受けた開示請求書に係る公文書について、条例第16条第1項各号に規定する不開示情報(以下「不開示情報」という。)が含まれているかどうかを確認すること。
(2) 開示決定等は主管課で起案するものとし、担当課の合議を経て、決裁するものとする。
(3) 一の請求に対し複数の主管課がある場合にあっては、当該複数の主管課の協議により代表となる課を決定し、当該代表課が起案するものとする。
(開示の方法)
第8条 開示請求者に対する個人情報の開示は、担当課及び主管課の立会いのもとに行うものとする。
(1) 全部開示
ア 閲覧により開示する場合は、当該公文書の原本により行うこと。
イ 写しの交付により開示する場合は、開示請求者から規則第10条の規定による費用が納入された後に交付すること。
(2) 一部開示
ア 閲覧により開示する場合は、当該公文書の写しを作成し、黒塗り等により不開示情報部分の判別がつかないようにして行うこと。この場合において、全文が不開示情報にあたるものについては、当該ページ自体を除くとともに、開示請求者にその旨を告知すること。
イ 写しの交付により開示する場合は、当該公文書の写しを作成し、黒塗り等により不開示情報部分の判別がつかないようにするとともに、開示請求者から規則第10条の規定による費用が納入された後に交付すること。
(第三者からの意見聴取に係る事務処理)
第9条 条例第22条第1項の規定による第三者からの意見聴取は、開示請求者が識別できない形で行わなければならない。
(審査請求に係る事務処理)
第10条 担当課は、開示請求者から行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求の申出があったときは、別記様式第1号に準じた審査請求書を正副2通(担当課が主管課の場合にあっては、正本1通)作成し、担当課に提出するよう教示しなければならない。
2 担当課は、開示請求者から前項の規定に基づく審査請求書の提出があったときは、これを受け付け、その余白に受付印を押すものとする。
3 担当課は、前項の規定により審査請求書を受け付けたときは、直ちに当該審査請求書の副本を主管課へ送付し、当該主管課に対し弁明書の提出を求めるものとする。
4 審査請求に関する新ひだか町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問は、別記様式第2号によるものとする。
(1) 個人情報の存否に関する審査請求であるとき。
(2) 類似事例等により既に審査会の判断が示された経過があり、明らかに不適法と判断できるとき。
(3) 同事例に係る再度の審査請求であるとき。
8 審査請求に関する裁決等は担当課で起案するものとする。
(委託等に係る個人情報保護措置)
第11条 主管課は、個人情報取扱事務の全部又は一部を委託契約等により実施機関以外の者に処理させる場合には、条例第39条第3項の規定に基づき、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 入札、見積り合せ等に参加する者に対しては、委託業務の処理にあたり個人情報保護対策を講ずる必要があることを十分に説明すること。
(2) 契約の相手方に対しては、委託業務の処理に係る個人情報の使用目的及び使用範囲を明確に示すこと。
(雑則)
第12条 この訓令に定めるもののほか、個人情報保護に関する事務処理について必要な事項は、実施機関が別に定める。
附 則
この訓令は、平成18年3月31日から施行する。
附 則(平成19年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月25日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の新ひだか町情報公開事務処理規程第8条及び別記様式第2号から別記様式第6号まで並びに新ひだか町個人情報保護事務処理規程第10条及び別記様式第1号から別記様式第5号までの規定は、この訓令の施行の日以後の開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る審査請求について適用し、同日前の開示決定等又は開示請求に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。
