○新ひだか町教育委員会文書事務取扱規程
平成18年3月31日
教育長訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、新ひだか町教育委員会(以下「委員会」という。)における文書事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(文書の区分及び種類)
第2条 委員会の文書の区分及び種類は、次のとおりとする。
区分 | 種類 | 内容 |
例規文書 | 規則 | 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定するもの |
令達文書 | 訓令 | 委員会が所属の職員又は所管の機関に対し、内部的事務の執行上必要な基本的事項を指揮命令するもの |
教育長訓令 | 教育長が所属の職員又は所管の機関に対し、内部的事務の執行上必要な基本的事項を指揮命令するもの | |
達 | 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取消し、又は特定の事項を指示し、若しくは命令するもの | |
指令 | 個人、団体等からの申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの | |
例規類文書 | 要綱 | 委員会が行う住民関連の行政指導等で規程形式のもの |
公示文書 | 告示 | 告示、公表等一般に公示を要するもの |
一般文書 |
| 上記以外のもの |
(文書の保存年限)
第3条 処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存年限は、法令に定めるもののほか次のとおりとする。
区分 | 保存年限 | 文書 |
第1種 | 永久 | (1) 委員会の会議録 (2) 規則、訓令、要綱、告示その他重要な例規等の原議 (3) 町史及び教育史編集上の文書 (4) 重要な審査請求、訴訟等の文書 (5) 任免関係の文書 (6) 特に重要な事業計画に関する文書 (7) 特に重要な契約書、工事設計書等関係図書 (8) 特に重要な財産関係の文書 (9) 特に重要な統計文書 (10) 前各号に定めるもののほか、特に重要で永久保存する必要があると認められる文書 |
第2種 | 10年 | (1) 第1種(2)以外で、これに準ずる文書 (2) 重要な要望に関する文書 (3) 重要な事務事業の施策に関する文書 (4) 重要な契約書、工事設計書等関係図書 (5) 重要な財産関係の文書 (6) 重要な統計文書 (7) 予算、決算及び出納に関する重要な文書 (8) 補助金に関する重要な文書 (9) 前各号に定めるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書 |
第3種 | 5年 | (1) 会計経理に関する文書 (2) 給与等に関する文書 (3) 予算の執行等に関する文書 (4) 定期報告関係の文書 (5) 調査、統計、報告、証明等に関する文書 (6) 照会、回答その他往復文書に関する重要な文書 (7) 前各号に定めるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書 |
第4種 | (1) 諸通達その他往復文書 (2) 諸報告及び届出文書 (3) 前各号に定めるもののほか、保存する必要があると認められる文書 |
(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間に処理された文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令で保存期間の起算日が定められている文書 当該法令に定める日
(文書の廃棄)
第5条 保存年限の満了した完結文書は、文書廃棄簿を作成し、教育長の決裁を得て、廃棄又は焼却しなければならない。
(雑則)
第6条 この訓令に定めるもののほか、文書事務の取扱いについては、町長部局の例による。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日において、合併前の静内町文書編さん保存規程(昭和33年静内町訓令第1号)、静内町公用文保存取扱基準(平成9年静内町訓令第7号)又は三石町教育委員会文書編纂保存規程(昭和47年三石町教育委員会教育長訓令第3号)の規定によって保存されている文書については、この訓令の相当規定によって保存されたものとみなし、当該保存期間は通算する。
附 則(平成27年4月1日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年4月1日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成30年12月28日教育長訓令第3号)
この訓令は、平成31年1月1日から施行する。