○新ひだか町戸籍情報システムに係るデータの保護管理規程
平成18年3月31日
訓令第8号
(目的)
第1条 この訓令は、戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの滅失及びき損並びにこれに記録されている事項の漏えいを防止することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍、除籍、戸籍附票及び人口動態調査事務等の戸籍データを管理することにより、戸籍関連事務を処理する電子計算組織をいう。
(2) 戸籍データ 磁気ディスク等をもって調整された戸籍、除籍等の戸籍関連事務に関する記録(その記録を出力した帳票を含む。)をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を的確に管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、生活環境課長がこれにあたるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、総務課に設置される磁気ディスク等及びこれに係る戸籍データについては、総務課長がこれを管理する。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び戸籍情報システムの関連設備等の状態を常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時に、戸籍情報システムの異状の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、点検事務を事業者に委託して実施する場合には、戸籍データが保護されるよう、適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講ずるとともに、事故が発生した場合にあっては、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者である町長に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 戸籍情報システムの端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な操作及び管理を図るため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、端末の設置の当該業務担当課長又はこれに相当する職で、町長が指定する者をもってあてるものとする。
(取扱責任者の職務)
第7条 取扱責任者は、戸籍情報システムの運用にあたり、端末装置が適正に操作されるよう、必要な措置を講じなければならない。
2 取扱責任者は、戸籍情報システムの運用にあたり、あらかじめ端末装置の操作者(以下「取扱職員」という。)を指定するとともに、取扱職員が処理する業務の範囲を明確にしなければならない。
3 取扱責任者は、次の各号に掲げる事項を常に把握し、定期的又は随時に保護管理者に報告しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に定めるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(取扱職員の職務)
第8条 取扱職員は、端末装置を操作し、前条第2項の規定により定められた業務を処理するものとする。
2 取扱職員は、戸籍関連事務以外の業務に端末装置を使用してはならない。
3 取扱職員は、端末装置の操作にあたり、戸籍データが漏えいしないよう細心の注意を払わなければならない。
(パスワードの付与)
第9条 保護管理者は、取扱職員に対して個別に端末装置の操作を制御するパスワードを設定し、付与するものとする。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定めなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 パスワードは、戸籍関連業務以外に使用してはならない。
(戸籍データの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍データの取扱いに関し次の事項を遵守し、適切に管理しなければならない。
(1) 端末装置を関係者以外の者から戸籍データが読み取られない位置及び角度に配置すること。
(2) 戸籍データの入出力は、電算処理を行う他の業務と連動して処理しないこと。
(3) 戸籍データは、施錠ができる場所に保管し、不要となった時点で速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、戸籍関連事務以外の業務に利用し、又は外部に提供しないこと。
(磁気ディスク等の管理)
第11条 保護管理者は、次の事項を遵守し、磁気ディスク等を適切に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 磁気ディスク等の名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第12条 取扱責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)の取扱いに関し次の事項を遵守し、適切に管理しなければならない。
(1) 出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 出力帳票の作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第13条 保護管理者は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、又は複写し、若しくは破棄するときは、あらかじめ保護管理者の許可を受けなければならない。この場合において、ドキュメントを破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(機器及びソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適切な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって構成する。
4 会議の庶務は、生活環境課において処理する。
(雑則)
第17条 この訓令に定めるもののほか、戸籍データの保護及び管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成18年3月31日から施行する。
附 則(平成20年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器及びソフト等の名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠のできる保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバーは施錠のかかる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバーは、取扱職員が起動させる。 |
端末装置 | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | 端末装置は、取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |