○新ひだか町文書管理規則
平成18年3月31日
規則第9号
(目的)
第1条 この規則は、文書の管理について基本的な事項を定め、文書を適正に管理することにより、事務の適正かつ能率的な執行に資することを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 部 新ひだか町部設置条例(平成18年条例第7号)第1条に規定する部をいう。
(3) 部長 部の長をいう。
(4) 課 新ひだか町行政組織規則(平成19年規則第6号。以下「組織規則」という。)第2条に規定する課、会計管理者の権限に属する事務の処理に関する規則(平成19年規則第2号)第2条に規定する会計課その他課に相当する行政機関をいう。
(5) 課長 課の長をいう。
(6) 決裁 主管の系列に属する者がその職位との関連において、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することにより、最終的に意思決定することをいう。
(7) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれその職位との関連において、起案文書の内容及び形式について意見の調整を図り、合意を得ることをいう。
(8) 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。
(9) 収受文書 第4条第1項の規定により収受した文書をいう。
(10) 起案文書 事案の意思決定のための原案を記載した文書をいう。
(11) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため、第9条第1項の規定により回付する文書で、意思決定を伴わないものをいう。
(12) 取扱注意文書 新ひだか町情報公開条例(平成18年条例第13号)第8条第1項各号の情報が記録されている文書で第11条の規定により取扱注意文書の指定がなされたものをいう。
(13) 施行文書 決裁された事案の施行に用いる文書をいう。
(14) 完結文書 決裁手続が完了した文書
(文書の取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
(到達した文書の取扱い)
第4条 郵送等により到達した文書は、総務課において受領するものとする。
3 開封した収受文書は、内容を確認のうえ、主管課ごとに分類し、速やかに主管課長に配布するものとする。ただし、総務課長において必要があると認める文書は、町長又は副町長の閲覧を経た後に配布するものとする。
番号 | 文書の種類 | 処理方法 |
(1) | 親展文書 | 封筒に収受印を押し、親展文書交付簿(別記様式第2号)に当該文書に係る所要事項を記入し、受領印を受けたうえでそれぞれの名あてに配布する。 |
(2) | 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明、配達記録郵便、代金引換及び特別送達の取扱いを含む。以下この号において同じ。)又は書留扱いに準ずると認められる文書 | 封筒に収受印を押し、書留文書交付簿(別記様式第3号)に当該文書に係る所要事項を記入し、受領印を受けたうえでそれぞれの名あてに配布する。 |
(3) | 開封した収受文書のうち、収受の日時が権利の得喪に係わると認められるもの | 封筒に収受日時を記入し、特殊文書交付簿(別記様式第4号)に当該文書に係る所要事項を記入し、受領印を受けたうえで封筒を添付してそれぞれの名あてに配布する。 |
(4) | 開封した収受文書に現金、金券その他貴重品が添付されているもの(第2号に該当するものを除く。) | 封筒に収受印を押し、特殊文書交付簿に当該文書に係る所要事項を記入し、受領印を受けたうえで封筒を添付してそれぞれの名あてに配布する。 |
(5) | 前4号に定める文書以外の文書のうち、開封することが不適当と認められる収受文書 | その都度町長、副町長、総務部長又は地域振興部長の指示を受けて処理する。 |
5 複数の部又は課に関連する収受文書は、原則として総務課長がその主管課を決定して当該主管課長に配布するものとし、所管が明らかでない収受文書は、その都度総務課長の指示を受けて配布するものとする。
(主管課における収受文書の取扱)
第5条 総務課より収受文書の配布を受けた主管課長は、その内容を確認し、当該文書を速やかに事務担当者に回付するものとする。
2 主管課長は、収受文書が誤って配布され、当該文書の主管課が明らかでないときは、当該文書を速やかに総務課に返付するものとする。
3 主管課長は、配布を受けた収受文書の内容が、他の課に関連するものであるときは、当該文書の写しを関連課長に配布し、その旨を収受文書の余白に記入するものとする。
(ファクシミリ及び電子メールの取扱い)
第6条 ファクシミリに着信した電磁的記録又は電子機器により受信した電子メールは、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到着した文書とみなし、前2条の規定により収受の処理を行うものとする。ただし、軽易な内容のものは、この限りでない。
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第7条 勤務時間外に本庁に到着した文書は、当該到着日後最初の勤務日において速やかに収受の処理を行うものとする。
(起案文書の作成)
第8条 起案文書は、起案用紙(別記様式第5号)を用い、これに起案の内容を平易かつ明確に記載しなければならない。ただし、簡易な起案については、起案用紙と異なる用紙を用いて行うことができる。
2 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添付するものとする。
3 起案文書は、新ひだか町公用文作成規程(平成18年訓令第3号)に定める文体、用字、用語等に従い作成するものとする。
(供覧)
第9条 供覧文書は、当該文書の余白に「供覧」の表示をし、閲覧者の供覧欄を設けて回付するものとする。
2 前項の規定により供覧文書の回付を受けた職員は、速やかに供覧文書を閲覧し、供覧欄に押印するものとする。
(決裁規程)
第10条 この規則に定めるもののほか、事案の決裁に関し必要な事項は、新ひだか町事務決裁規程(平成18年訓令第2号)の定めるところによる。
(取扱注意文書の指定)
第11条 主管課長は、取扱いを注意すべき文書と認めるときは、当該文書について取扱注意文書の指定をしなければならない。この場合において、定例的な文書については、あらかじめ包括的に取扱注意文書の指定をすることができる。
3 主管課長は、第1項の規定により取扱注意文書の指定をしたときは、遅滞なく担当部長及び総務課長を経て総務部長に報告しなければならない。
(取扱注意文書の表示)
第12条 主管課長は、前条第1項の規定による取扱注意文書の指定をしたときは、当該取扱文書の適当な箇所に「取扱注意」の文字を自ら表示しなければならない。この場合において、時限注意文書については、指定を解除できる時期を併せて自ら記載するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、当該取扱注意文書に「取扱文書」の文字を表示すること及び指定を解除できる時期を記載することが適当でないもの又は困難なものについては、当該表示又は記載をしないことができる。
(取扱注意文書の取扱い)
第13条 取扱注意文書の回付、複写、発送、保管等にあたっては、持ち回り、鍵のかかる箇所への保管その他その内容が関係者以外に漏れることがないような適切な方法によらなければならない。
(取扱注意文書の指定の解除等)
第14条 主管課長は、時限注意文書について指定を解除できる時期が到来したときその他取扱注意文書の指定をしておく必要がなくなったと認めるときは、遅滞なく、当該取扱注意文書の指定を解除しなければならない。
2 前項の規定による取扱注意文書の指定の解除は、当該取扱注意文書の指定簿の登録を抹消することにより行うものとする。
3 主管課長は、第1項の規定による取扱注意文書の指定の解除をしたときは、当該文書に表示された「取扱注意」の文字を自ら抹消しなければならない。
4 取扱注意文書の指定を解除したときの報告については、第11条第3項の規定を準用する。
(発信者名)
第15条 決裁された事案を施行する場合において、外部に発する文書の発信者は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者又は町名を用いることができる。
2 一般往復文書、対内的な文書等(以下「往復文書等」という。)の発信者は、その事案の軽重により部長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る往復文書等の発信者は、課長名を用いることができる。
3 前項に規定する場合において、対内的な文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
(文書の表示)
第16条 発送する文書には、当該文書の右上に「新ひ」の次に、原則として課名の頭字2字及び文書件番号を記載するとともに、文書の余白等に事務担当者の職名、氏名、電話番号等を表示するものとする。ただし、対内的文書については、この限りでない。
(令達番号)
第17条 条例、規則、訓令、要綱、告示等の文書を作成する場合には、必ず令達番号を表示しなければならない。この場合において、三石庁舎から発する告示等(達及び指令を除く。)にあっては、当該番号の前に「三石」を付すものとする。
3 令達番号(達及び指令を除く。)を付す場合には、あらかじめ総務課長の決裁を受けなければならない。
4 達及び指令の令達番号を付す場合には、主管課長の決裁を受けなければならない。
(経由進達文書の取扱い)
第18条 経由進達する文書で副申を要しないものは、その文書の余白に経由年月日を記載の上、経由進達簿(別記様式第10号)により、主務課長の決裁を受けなければならない。
(発送文書の回付)
第19条 発送文書は、起案者において浄書、校合のうえ封筒に入れ、退庁時限1時間30分前までに総務課に回付しなければならない。ただし、特別の事情又は緊急を要するものは、この限りでない。
(文書の発送)
第20条 発送文書で郵便によるものは、料金後納郵便物差出票(別記様式第11号)によって発送しなければならない。ただし、緊急を要するもの及び時間外又は休日に文書を発送するときは、郵便切手により発送できるものとする。
(完結文書の保存期限)
第21条 完結文書は、次の4種の保存年限に区分して書庫に保存しなければならない。ただし、法令等の規定により保存年限の定めのある文書及び時効が完成するまでの間、証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
(1) 第1種 永久
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 1年
2 前項各号の種別に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 第1種
ア 条例、規則その他例規等に関する書類
イ 議会の議決書、議事録等重要書類
ウ 所轄行政庁の令達、通達その他の往復文書で重要な書類
エ 重要な事業計画及び実施に関する書類
オ 訴訟及び異議申立に関する書類
カ 任免賞罰に関する重要書類
キ 重要な契約書類
ク 重要な統計表
ケ 町史の資料となる書類
コ 財産、公の施設及び町債に関する書類
サ 会計及び税務に関する重要書類
シ 町の区域及び境界変更等に関する書類
ス 重要な機関の設置廃止に関する書類
セ 事務引継書その他これに準ずる重要書類
(2) 第2種
ア 租税に関する書類
イ 備品の出納に関する重要な書類
ウ 予算、決算及び出納に関する重要な書類
エ 災害救助に関する書類
オ 工事又は物品等に関する契約で重要な書類
カ 補助金に関する重要な書類
キ 調査、統計、報告、証明等で永久保存の必要のない書類
ク 火災保険に関する重要な書類
ケ 陳情に関する重要な書類
コ 事務改善に関する書類
(3) 第3種
ア 渉外関係及び外国人に関する書類
イ 給与に関する重要な書類
ウ 重要文書の収発に関する書類
エ 予算の令達及び執行に関する書類
オ 調査、統計、報告、証明に関する書類
カ 照会、回答その他往復文書に関する重要な書類
キ 時間外勤務、特殊勤務、管理職員特別勤務の命令及び確認に関する書類
ク 人夫賃金等の使役に関する書類
ケ 旅行命令に関する書類
コ 交際費、需用費の執行に関する書類
(4) 第4種
ア 諸通達その他往復文書類
イ 諸報告書及び届出書類
ウ その他保存の必要があると認められる書類
(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間に処理された文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令で保存期間の起算日が定められている文書 当該法令に定める日
(編さん成冊の方法)
第22条 完結文書は、所定の用紙を用い、主管課において速やかに編さんし、成冊しなければならない。
2 前項により提出された文書引継目録のうち、1通は総務課の受領印を徴して主管課に保存し、他の1通は総務課で保存しなければならない。
(文書の査閲)
第24条 総務課において前条により文書の引継を受けたときは、編さん類目、保存年限及び内容区分等の可否を審査し、その訂正又は整備の必要を認めたものについては、主管課に修補させなければならない。
(収蔵文書の借覧)
第26条 前条の規定により収蔵された文書は、別に定めがあるものを除くほか、職員以外に借覧させることができない。
2 事務執務上収蔵文書を借覧しようとする職員は、あらかじめ総務課長に申し出て、その許可を受けなければならない。
3 借覧文書は、抜取り又は追補若しくは訂正することができない。ただし、町長の承認を受けたものについては、この限りでない。
4 借覧文書を紛失又はき損したときは、遅滞なく主務課長の証印ある始末書を総務課長に提出しなければならない。
5 前項の始末書を受けたときは、総務課長は、事実を調査し、意見を具して町長に報告し、文書保存台帳の整理その他適当な処置をしなければならない。
6 借覧文書は、その使用が終了次第速やかに総務課に返還しなければならない。
7 総務課長は、必要があると認めたときは、一時借覧を拒絶し、又は期間内であっても返還を命ずることができる。
(持出又は転貸)
第27条 前条の規定により借覧した文書は、総務課長の許可を受けなければ庁外に持ち出し、又は他に転貸することはできない。
(廃棄)
第28条 保存年限の満了した収蔵文書は、主管課において文書廃棄簿(別記様式第14号)を総務課に提出し、廃棄の手続をとらなければならない。
2 廃棄文書で機密に属するもの又は他に転用のおそれがあると認めるものは、その部分を消し、又は切断若しくは焼く等適宜の処置を講じなければならない。
3 保存中の文書であって保存の必要がないと認められるものは、総務課に協議のうえ第1項の規定に準じて廃棄することができる。
4 保存年限の満了した収蔵文書であって、なお保存の必要があると認めるものは、主管課において類目及び保存年限を更新し、編さん若しくは改装のうえ総務課に引き継がなければならない。
(書庫の管理)
第29条 書庫は、総務課が管理する。
2 書庫内は、常に清潔整頓し、安全な点灯のほか、火気を厳禁し、なお非常災害に対する保護施設をしなければならない。
(入庫者の制限)
第30条 書庫には、職員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、町長の許可を受けた者は、職員立会の下に書庫に入ることができる。
(三石庁舎への適用)
第31条 この規則の規定中、三石庁舎において文書管理を行う必要がある場合には、「総務部長」とあるのは「地域振興部長」と、「総務課長」とあるのは「地域振興課長」と、「総務課」とあるのは「地域振興課」と読み替えて適用する。
(雑則)
第32条 この規則に定めるもののほか文書管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この規則は、平成18年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日において、合併前の静内町文書編さん保存規程(昭和33年静内町訓令第1号)、静内町公用文保存取扱基準(平成9年静内町訓令第7号)又は三石町文書編纂保存規程(平成8年三石町訓令第2号)の規定によって収蔵されている文書については、この規則の相当規定によって収蔵されたものとみなす。
附 則(平成19年3月30日規則第5号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年7月1日規則第30号)
この規則は、平成19年7月1日から施行する。
附 則(平成20年4月1日規則第4号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年6月5日規則第16号)
この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成27年3月23日規則第8号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日規則第8号)抄
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年12月3日規則第7号)
この規則は、平成31年1月1日から施行する。
附 則(平成31年3月27日規則第4号)
この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月24日規則第19号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
